Los gastos deducibles de autónomos necesitan algo más que un justificante de pago. Para incluir un gasto en tu actividad debes poder explicar su relación con el negocio, conservar la documentación adecuada y registrarlo correctamente. Prepararlo durante el mes facilita la revisión antes de presentar tus impuestos.
Esta guía se dirige a autónomos en estimación directa del IRPF en territorio común, incluida la Comunidad de Madrid. El apartado de IVA se refiere a Península y Baleares. Si tributas por módulos, en un territorio foral o con un régimen especial, conviene revisar tus reglas específicas.
Gastos deducibles de autónomos: cuatro comprobaciones previas
Antes de enviar una factura a tu asesor, comprueba estas cuatro cuestiones:
- Relación con la actividad: ¿para qué trabajo, cliente o necesidad profesional se ha realizado?
- Justificación: ¿tienes la factura o el documento que corresponda al gasto?
- Registro: ¿está incluido en los libros o en la contabilidad exigibles?
- Periodo: ¿se está imputando al ejercicio que corresponde según el criterio aplicable?
La Agencia Tributaria recoge estos requisitos generales. Que un proveedor emita una factura a tu nombre no convierte automáticamente una compra personal en profesional.
Qué documentos conviene guardar con cada gasto
Piensa en una carpeta que permita entender la operación sin tener que reconstruirla meses después. Como propuesta de organización, reúne:
- La factura legible y completa. Conserva el PDF original si la recibes por correo; evita trabajar únicamente con capturas recortadas.
- El justificante de pago, cuando exista. Ayuda a seguir la operación, aunque el movimiento bancario por sí solo no sustituye a la factura cuando esta es necesaria.
- Una explicación breve de la finalidad profesional. Por ejemplo, el proyecto al que corresponde una compra o el servicio contratado.
- Documentación complementaria. Contrato, presupuesto aceptado, pedido o correos que ayuden a acreditar lo que se ha realizado.
No todos los gastos tienen el mismo soporte: para una cuota de Seguridad Social no se espera la misma factura que para un servicio de publicidad. La Ley General Tributaria, artículo 106, prioriza la factura en operaciones con empresarios o profesionales y permite exigir otras pruebas sobre la realidad de la operación.
IRPF e IVA: revisa cada impuesto por separado
Una factura puede requerir un tratamiento distinto en IRPF y en IVA. Antes de trasladar un porcentaje de un impuesto al otro, comprueba las condiciones de deducción de cada uno. En IVA también influyen la actividad realizada, el derecho a deducir y las limitaciones aplicables.
Los vehículos ilustran esta diferencia: la normativa del IVA establece una presunción de afectación del 50 % para determinados turismos utilizados en la actividad, mientras que el IRPF tiene sus propias reglas y excepciones. No significa que cualquier autónomo pueda descontar automáticamente la mitad de todos los gastos de su coche. Consulta la Ley del IVA, artículo 95, y el Reglamento del IRPF, artículo 22.
¿Sirve un ticket para deducir el IVA?
Una factura simplificada puede servir si reúne los requisitos exigidos. Para deducir el IVA, debe incluir, entre otros datos necesarios, el NIF y domicilio del destinatario y la cuota repercutida por separado. Si faltan, pide al proveedor un documento adecuado antes de dar por válida la deducción. La AEAT explica los requisitos de la factura simplificada.
Trabajar desde casa: ejemplo de los suministros
En IRPF, cuando la vivienda habitual está parcialmente afecta a la actividad, la regla para sus suministros aplica el 30 % a la proporción entre los metros destinados a la actividad y la superficie total, salvo que se pruebe un porcentaje diferente. No es el 30 % de toda la factura ni una regla que deba trasladarse automáticamente al IVA.
Ejemplo hipotético: en una vivienda de 100 m², una zona de 20 m² está correctamente afecta a la actividad. Si el importe de suministros computable como gasto antes de aplicar la proporción es de 150 €, el cálculo sería: 150 € × 20/100 × 30 % = 9 €. Esa es la cantidad del ejemplo que reduciría el rendimiento, no el ahorro directo de impuestos. La regla figura en la Ley del IRPF, artículo 30.2.5.ª.
Lista práctica antes del cierre trimestral
Reserva un momento para revisar la carpeta de gastos con este orden:
- Reúne las facturas recibidas por correo, plataformas y proveedores habituales.
- Comprueba que se lean el emisor, el destinatario, la fecha, el concepto y los importes.
- Marca las compras que puedan tener uso personal y profesional para consultarlas.
- Separa los documentos pendientes de corregir de los que ya has entregado.
- Relaciona cada devolución con su factura rectificativa para evitar duplicidades.
- Entrega las dudas junto al documento, en lugar de aplicar un porcentaje por intuición.
Una forma sencilla de nombrar los archivos es fecha_proveedor_concepto. Añade una nota breve cuando el concepto de la factura no permita entender por sí mismo la finalidad profesional. Esta rutina es una propuesta de organización, no un requisito formal adicional de Hacienda.
Digitaliza tus gastos con revisión profesional
Guardar una imagen de una factura facilita su localización, pero su tratamiento fiscal exige revisar el caso. En Crisóstomo Asesores combinamos la gestión digital de la documentación con un asesor asignado y un equipo con más de 15 años de experiencia.
Si tienes dudas sobre un gasto concreto, envíanos la factura y explícanos para qué la has realizado. Podremos revisar su tratamiento antes de incorporarla a tus declaraciones. Contacta con Crisóstomo Asesores para organizar la gestión de tu actividad.
Información general revisada el 12 de noviembre de 2026. Cada deducción depende de las circunstancias y del régimen aplicable.